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Affilier un nouveau collaborateur

 

A l’arrivée d’un nouveau collaborateur, celui-ci est obligatoirement affilié à l’assurance de groupe tout en respectant les conditions d’affiliation du règlement d’assurance de groupe.

 

Quels formulaires utiliser ?

En fonction du type d’assurance de groupe que vous avez souscrit vous utilisez l’un des formulaires d’affiliation suivant :

Après l'affiliation

Allianz envoie une fiche de pension, une attestation d’affiliation à l’incapacité de travail et/ou à l’assurance hospitalisation et – en cas d’affiliation tardive – un bordereau de prime pour la période passée.

Un nouveau collaborateur peut avoir constitué dans le passé une réserve de pension chez un employeur précédent. Celle-ci peut être transférée sans frais vers la nouvelle assurance de groupe. A cet effet, la demande de transfert des réserves individuel s’effectue par l’assureur de l’employeur précédent.

Ne sont cependant pas concernés, les contrats garantissant le remboursement d’un prêt hypothécaire, ceux pour lesquels existe une avance ou ceux pour lesquels un bénéficiaire acceptant est désigné.

Les conséquences du départ d'un collaborateur

Le départ d’un collaborateur peut avoir plusieurs conséquences. Il existe dès lors des formulaires pour chaque situation.


Pension

Dans le cas où un collaborateur quitte l’entreprise pour prendre sa pension (anticipée), vous remplissez le document Déclaration de départ d’un membre du personnel affilié à l’assurance de groupe.

Allianz envoie à l’affilié après réception une lettre reprenant des informations relatives à son assurance de groupe. Celle-ci peut être encaissée au plus tôt à son 60ième anniversaire.

Si la pension (anticipée) est enregistrée tardivement, vous recevez aussi un bordereau de remboursement pour les primes payées en trop.

 

Démission

Lors de la démission d’un collaborateur, remplissez le document « Déclaration de démission d’un membre du personnel bénéficiant d’une assurance de groupe ».

Allianz vous fournit une lettre dans laquelle l’affilié est mis au courant de la situation de son contrat et des choix possibles. Si le départ est enregistré tardivement, vous recevez aussi un bordereau de remboursement pour les primes payées en trop.

 

Transfert des réserves

Même si un collaborateur a quitté son employeur en décidant de maintenir ses réserves dans l’assurance de groupe, la loi prévoit que cet ex-collaborateur peut décider à tout temps de transférer ses réserves sans frais vers :

  • l’institution de pension de son nouvel employeur.
  • la structure d’accueil liée à l’assurance de groupe de son employeur précédent. Après le transfert vers la structure d’accueil, les réserves seront valorisées à un rendement fixe jusqu’à l’âge de de 65 ans. Ce taux d’intérêt ne tient correspond pas nécessairement au taux d’intérêt actuel appliqué aux réserves sur vos contrats d’assurance de groupe initiaux
  • une caisse de pension commune qui limite les frais et répartit les bénéfices vers ses affiliés en proportion des réserves existantes. Vous trouverez plus d’infos ici.

Quelle que soit l’option retenue, le transfert sera rompu chaque lien avec le plan pension de votre employeur précédent.

Ne sont cependant pas concernés, les contrats garantissant le remboursement d’un prêt hypothécaire, ceux pour lesquels existe une avance ou ceux pour lesquels un bénéficiaire acceptant est désigné.

Utilisez le formulaire ci-dessous qui correspond à la demande du démissionnaire.

Allianz prend contact avec la nouvelle compagnie d’assurance et vous envoie une confirmation après le transfert des réserves.
Changements ayant un impact sur l'assurance de groupe

Il y a de nombreuses possibilités de changement liées à l'un de vos collaborateurs qui peuvent avoir un impact sur l’assurance de groupe.

Changements en général

  • Changement de la situation familiale : mariage, naissance, ...
  • Changement de catégorie, par exemple, d'employé à cadre
  • Interruption de carrière
  • Changement dans le taux d'emploi, par exemple de 100% à 80%

Ces changements sont regroupés dans le document Assurance de groupe - Demande de modification.

Allianz fournit une fiche de pension adaptée mais aussi un bordereau de prime pour la période écoulée si le changement intervient tardivement.

Changement de bénéficiaire

Un affilié peut, sous certaines conditions, changer le bénéficiaire de son contrat en cas de décès. Le cas échéant, faites-lui remplir le document Assurance de groupe - Demande de modification du bénéficiaire en cas de décès.

Allianz fournit, si toutes les exigences légales sont remplies, un avenant au contrat qui sera signé et renvoyé par l'assuré.

Les couvertures de risques

Groepsverzekeringen bevatten naast pensioenopbouw vaak ook risicowaarborgen.Les assurances de groupe permettent la constitution d’un capital pension mais elles contiennent souvent aussi des couvertures de risque.

Quelles sont les couvertures de risques
 

  • prestations/paiements en cas de décès d’un affilié
  • intervention en cas d’incapacité de travail (une rente et/ou exonération des primes)
  • intervention en cas d’hospitalisation.

En cas de décès d'un collaborateur

Remplissez la Déclaration de décès d’un membre du personnel affilié à l’assurance de groupe.

Allianz contactera les bénéficiaires et payera les contrats en leur faveur. Si le décès est signalé tardivement, vous recevez un bordereau de remboursement pour les primes payées en trop.

En cas d'incapacité de travail

Remplissez le recto du formulaire Déclaration d’une incapacité de travail. Demandez à l’affilié de remplir le verso et d’envoyer le document accompagné des certificats nécessaires à Allianz.

Allianz examine la déclaration et, si nécessaire, demande des informations supplémentaires. Le dossier est soumis à l'acceptation du médecin-conseil. En cas d’acceptation, Allianz exécute les prestations telles que prévues dans la convention.

En cas d'hospitalisation

L’assuré qui possède une AssurCard doit faire sa déclaration de l'une des manières suivantes

  • via le site Web www.assurcard.be
  • via le callcenter 0800/32213
  • via le kiosque AssurCard à l’hôpital

L’assuré qui ne possède pas une AssurCard, remplit le formulaire Déclaration en cas de maladie ou accident lors d’une hospitalisation.

Autres documents

Calcul annuel des garanties

 

Un recalcul a lieu chaque année à l’échéance principale de votre assurance de groupe.

Cette date d’échéance principale se trouve dans les règlements d'assurance de groupe.

Une mois avant cette échéance principale

Allianz vous envoie un courrier ou un e-mail avec en annexe une liste ou un fichier Excel reprenant tous les collaborateurs affiliés chez Allianz.

Complétez le nouveau salaire brut et corrigez les autres informations nécessaires dans les colonnes appropriées.

Vérifiez les affiliés manquants et/ou ceux qui peuvent être supprimés de cette liste. Signalez toutes les affiliations et les démissions manquantes avec les formulaires appropriés.

Information

Il est très important que vous nous transmettiez des données correctes et complètes pour que nous puissions calculer les nouvelles prestations ainsi que les primes, vérifier la règle fiscale des 80% et établir pour chaque affilié une fiche de pension actualisée.

Allianz vous fournit, après avoir effectué le calcul annuel, les documents suivants :

  • une fiche de pension actualisée pour l’affilié
  • un bordereau de primes reprenant les nouvelles primes après le calcul annuel.

Signalez-nous chaque mouvement le plus rapidement possible dans le courant de l’année.

EB Online

Le portail qui donne l'accès à :

  • @line plus
  • la Plateforme de collaboration
  • une bibliothèque qui contient tous les documents utiles pour votre assurance de groupe.

Vous n’utilisez pas encore EB Online ?

Completez le formulaire de demande et envoyez le au helpdesk.

@line plus
 

  • Exécution en ligne avec effet immédiat : l'activation en ligne d'une affiliation vous procure de suite tous les détails du contrat. L'intégration directe d'un changement de situation familiale d'un collaborateur, de son régime de travail... génère moins de sources d'erreur et vous permet en plus de contrôler immédiatement vos opérations.
  • Simulations en ligne : mieux que des longs discours, le calcul personnalisé des avantages extra-légaux d'un candidat achèvera de le convaincre lors de l'entretien de recrutement. Utile également pour gratifier un collaborateur lors d'une évaluation.
  • Récupération des données d'assurance dans son propre système informatique : un simple téléchargement suffit, et évite les doubles encodages pour la comptabilité ou le secrétariat social.
  • Accès direct via des formulaires électroniques standardisés pour les déclarations de (pré-)pension, d'invalidité, d'hospitalisation, de décès, ou de sortie de service.

Les atouts d'@line
 

  • Efficace : élimine la paperasse, offre une gestion interne simplifiée et une communication rapide avec Allianz.
  • Sûre : les données que vous échangez avec Allianz sont protégées grâce à un Digipass. Vous pouvez être sûr que vous travaillez en toute sécurité.
  • User friendly : vous avez un accès clair et direct à toutes les données de votre assurance de groupe.
Allianz Global Benefits

Grâce à son expérience dans les régimes de retraite d'entreprise et à sa présence mondiale, Allianz propose des solutions spécifiques pour le déploiement, la gestion et l'harmonisation des régimes de retraite des employés, des managers ou des expatriés d’entreprises belges, avec des filiales à l'étranger, et aux sociétés étrangères avec des représentations en Belgique.

Allianz Global Benefits

Même s’ils sont répartis à travers le monde, les différents sièges locaux d’une même entreprise sont souvent confrontés aux mêmes questions en matière d’ "Employee Benefits" et doivent affronter quasiment les mêmes risques. C’est ainsi que des réseaux internationaux d’assurance se sont créés pour proposer à ce type de clients de coordonner et de mutualiser leurs contrats d’assurance de groupe, de soins de santé, …

Parmi ces réseaux figure AGB – Allianz Global Benefits – le réseau international des Employee Benefits de l'assureur mondial Allianz.

A travers son réseau mondial et son savoir-faire étendu, 4permet aux entreprises multinationales de mettre en place des plans d’assurance groupe dans les différents pays où elles sont actives. Ces plans sont gérés par les assureurs locaux membres du réseau afin de se conformer aux dispositions légales et fiscales de chaque pays, la souscription d’un contrat dans un pays déterminé.

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Assurance hospitalisation pour expatriés

Les entreprises multinationales sont amenées à envoyer régulièrement une catégorie de leurs collaborateurs à l’étranger, pour un séjour limité ou pour une plus longue mission. Le maintien du bien-être et de la protection sociale de ces travailleurs expatriés est une de leurs préoccupations majeures. Soit que la sécurité sociale du pays d’accueil ou de leur patrie ne couvre pas ce laps de temps spécial, nécessaire à leurs déplacements, soit qu’elle fasse tout simplement défaut dans le pays où la mission les contraint à s’installer.

Allianz Worldwide Care, dont le siège est établi en Irlande, est un assureur en soins de santé qui s’adresse à toute personne ayant une problématique de mobilité internationale, qu'elle vive en Belgique ou réside à l’étranger. Avec Allianz Worldwide Care, l’employeur établit un plan global pour l’ensemble de ses expatriés ou opte pour des plans différents par groupe d’expatriés.

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