Mais notre ambition ESG nous concerne aussi : d'ici à la fin de 2022, nous souhaitons ainsi réduire de 25% les émissions de CO2 par employé. C'est pourquoi nous souhaitons remplacer autant que possible les communications papier par des communications numériques.
Accélération de la communication digitale grâce aux mises à jour en Prolink NG et PLP
Allianz accorde énormément d’importance aux principes ESG (Environnement, Social et Gouvernance). Et c’est d’ailleurs avec une grande fierté que nous avons lancé il y a quelques semaines un nouveau produit Vie – Allianz for a Better World – qui s’inscrit pleinement dans les Objectifs de Développement Durable (ODD) des Nations Unies. Les fonds d’investissement proposés sont classés en tant qu’article 9 de la classification SFDR (Sustainable Finance Disclosure Regulation), ce qui signifie qu’ils ont la volonté d'avoir un impact positif mesurable sur l’environnement et la société.
Première étape : envoi électronique des factures
C'est pourquoi nous avons lancé un projet visant à remplacer progressivement les communications papier par des communications numériques.
Pour Prolink NG, la première étape consistera à envoyer les factures par e-mail. D'autres applications suivront. Pour PLP, les factures seront envoyées par email courant 2022.
Nous répondons ainsi petit à petit à votre demande et à celle de vos clients de diminuer la montagne de paperasse et de fournir le plus possible les documents administratifs sous format digital.
Communication digitale par défaut pour les nouveaux clients
Bien sûr, une communication digitale n’est possible qu’à l’égard des clients pour lesquels nous disposons d’une adresse email. Et c’est là que le bât blesse : au cours des dernières années, les adresses email n’ont pas été systématiquement demandées, de sorte que notre ambition commune pour parvenir à des échanges administratifs digitaux ne pourra être mise en place que progressivement.
Nous donnons le coup d’envoi de ce chantier le 25 octobre prochain en commençant à demander les adresses email de nos nouveaux clients. À partir de ce moment, vous remarquerez que nous partons a priori du principe que ces nouveaux clients sont des clients digitaux pour les produits souscrits via nos plateformes Prolink NG et PLP. Leur adresse email devra donc toujours être complétée. L’autorisation pour recevoir certains documents d’assurance sous format électronique est placée sur « oui » pour chaque nouveau contrat en Prolink NG et PLP.
Si vous travaillez en « encaissement courtier » et que vous vous chargez vous-même de remettre les documents à vos clients, nous vous demanderons également leur adresse email. Il restera ainsi aisé de passer en « encaissement compagnie » par après si nécessaire.
Et si votre client préfère recevoir les documents sur papier par la suite ?
Si vous avez établi un contrat pour un client qui indique ensuite qu'il préfère recevoir les documents sur papier, vous pouvez l'adapter dans les systèmes.
- Prolink NG : vous pouvez rédiger une avenant au contrat, directement via Prolink NG.
- PLP : ici aussi vous pouvez modifier la préférence de communication directement via PLP et créer un avenant au contrat.
L’adresse email de votre client est conservée dans nos systèmes, mais celui-ci ne recevra plus les documents sous format électronique. S’il souhaite expressément que son adresse email soit définitivement supprimée, elle doit être retirée de la plateforme par Allianz via une manipulation distincte – ce qui peut se faire en envoyant un email à [email protected].
Nous vous le déconseillons fortement car nous constatons que les clients sont de plus en plus nombreux à choisir le digital. Ce n'est probablement qu'une question de temps avant que votre client ne revienne sur sa décision. Le fait que l'adresse électronique soit toujours présente dans les systèmes de gestion facilite l'adaptation à la communication numérique.
En conclusion
L’adresse email prendra de plus en plus le pas sur l’adresse postale. Nos engagements, qui sont décrits dans notre politique de confidentialité et dans toutes sortes de codes, conventions et accords sectoriels, restent pleinement en vigueur. L’adresse email, tout comme c’est déjà le cas pour l’adresse postale, ne sera utilisée pour aucune action commerciale vis-à-vis de vos clients sans votre consentement explicite.
En franchissant cette étape, nous souhaitons que les communications – jusqu’à présent envoyées au format papier – deviennent digitales. Nous remplaçons seulement le flux de papier actuel par un flux numérique – pour les mêmes documents.
Grâce à ces initiatives, nous espérons pouvoir répondre davantage à vos souhaits d’échanges digitaux avec vous et vos clients. Si vous avez des questions, votre Sector Manager sera heureux de vous aider.