Maar onze ESG-ambitie betreft ook onszelf : zo willen we tegen einde 2022 de uitstoot van CO2 per werknemer met 25 % verlagen. Daarom willen we de papieren communicatie zoveel mogelijk vervangen door digitale communicatie.
Digitale communicatie wordt versneld via updates in Prolink NG en PLP
Allianz hecht veel belang aan de principes van ESG – environmental, social and governance en het is dan ook met trots dat we enkele weken geleden een nieuw Life-product hebben gelanceerd – Allianz for a Better World – welke volledig geïnspireerd is op de duurzame ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals - SDG) van de Verenigde Naties. De aangeboden fondsen zijn geclassificeerd als artikel 9 fondsen volgens het SFDR (Sustainable Finance Disclosure Regulation), wat betekent dat ze een meetbaar voordeel voor maatschappij en milieu nastreven.
Eerste stap: digitale verzending van facturen
Daarom hebben we een project opgestart om geleidelijk aan de papieren communicatie te vervangen door een digitale communicatie.
Voor Prolink NG, zal de eerste stap het versturen van facturen per e-mail zijn. Andere toepassingen zullen volgen. Voor PLP zullen de facturen in de loop van 2022 per email worden toegezonden.
Op die manier gaan we geleidelijk aan in op uw vraag en de vraag van uw klanten om de papierberg te verminderen en zoveel als mogelijk de administratieve documenten digitaal te bezorgen.
Digitale communicatie by default voor nieuwe klanten
Uiteraard is een digitale communicatie enkel mogelijk ten aanzien van die klanten waarvoor we over een email-adres beschikken. En daar knelt het schoentje : in de afgelopen jaren zijn de email-adressen niet systematisch opgevraagd, zodat onze gezamenlijke ambitie om een digitale administratieve uitwisseling te realiseren slechts geleidelijk tot stand zal kunnen komen.
Op 25 oktober geven we het startschot om hier werk van te maken en te starten met het opvragen van de emailadressen van onze nieuwe klantenrelaties. Vanaf dat ogenblik zal u merken dat we er a priori van uitgaan dat onze nieuwe klanten digitale klanten zijn voor de producten die onderschreven zijn via onze tools Prolink NG en PLP en moet het emailadres van uw klant systematisch ingevuld worden. De toestemming om bepaalde verzekeringsdocumenten in elektronische vorm te ontvangen, wordt aldus op ‘ja’ gezet voor elk nieuw contract in Prolink NG en PLP.
Ook indien u met “inning makelaar” werkt en u zelf instaat voor het bezorgen van de documenten aan uw klanten, vragen we het email-adres van de klant op. Op die manier blijft het makkelijk om later eventueel over te schakelen op “inning maatschappij”.
Wat indien uw klant achteraf toch liever de documenten op papier krijgt?
Mocht u een contract hebben opgesteld voor een klant die achteraf aangeeft liever de documenten op papier te ontvangen, dan kan u dit in de systemen aanpassen.
- Prolink NG: u kan een aanhangsel bij het contract opstellen rechtstreeks via Prolink NG.
- PLP: ook hier kan u de communicatievoorkeur rechtstreeks via PLP wijzigen en een aanhangsel van het contract aanmaken.
Het e-mailadres van de klant blijft echter in onze systemen bewaard, maar de klant zal niet langer de documenten digitaal ontvangen. Als uw klant uitdrukkelijk wil dat zijn email-adres permanent wordt verwijderd, moet het via een aparte handeling door Allianz uit het platform worden verwijderd. Hiervoor kan u een e-mail aan [email protected] bezorgen.
We raden u dit ten stelligste af omdat we ervaren dat meer en meer klanten digitaal worden en het allicht een kwestie van tijd is dat uw klant op zijn stappen terugkeert. Het feit dat het emailadres dan nog in de beheerssystemen aanwezig is, maakt de aanpassing richting digitale communicatie gemakkelijker.
Tot slot
Meer en meer zal het emailadres de rol van het postadres overnemen. Onze engagementen die beschreven zijn in onze privacy statement maar ook in allerhande codes, conventies en sectorafspraken blijven onverkort gelden. Het emailadres zal net zoals dat nu geldt voor het postadres niet gebruikt worden voor enige commerciële acties ten aanzien van uw cliënteel zonder dat u daarmee expliciet hebt ingestemd.
Door deze stap te zetten, willen we de communicatie - die we tot op heden op papier verstuurden – digitaal krijgen. We vervangen de huidige papierstroom simpelweg – voor dezelfde documenten – door een digitale stroom.
Wij hopen met deze initiatieven meer en meer in te kunnen gaan op uw vraag naar digitale communicatie met u en uw klanten. Mocht u hier vragen bij hebben, neem dan gerust contact op met uw Sector Manager, die u graag verder zal helpen.