Update Compliance: AML/CTF-verplichtingen en correct handtekenen van documenten

De laatste jaren zijn de inspanningen van de meeste makelaars om hun AML/CTF-verplichtingen na te leven en te antwoorden op de vragen van de Compliance diensten van Allianz duidelijk toegenomen. Veel informatie wordt nu spontaan bezorgd, wat de efficiëntie van de samenwerking zeker ten goede komt.

De regelgeving rond AML/CTF evolueert echter voortdurend. Op Europees niveau werd een overkoepelend orgaan opgericht, de Anti-Money Laundering Authority (AMLA). Die zal zich vestigen in Frankfurt om de inspanningen in deze materie te bundelen op Europees niveau. In de toekomst zal deze instelling, die de intentie heeft 400 tot 500 medewerkers aan te werven, rechtstreeks controle uitvoeren bij grote groepen. Omdat Allianz SE actief is in meer dan zes landen van de EU zal zij en haar Europese dochterondernemingen, waaronder ook Allianz Belgium, hoogstwaarschijnlijk vanaf 2027 door de AMLA worden gecontroleerd. 

De vraag om het nuttige percentage voor de UBO’s te verlagen naar minder dan 25 % werd gelukkig afgewezen, behalve voor zeer gevoelige ondernemingen, maar zal opnieuw worden overwogen binnen drie jaar. 

Voor de onderschrijving van een levensverzekering door Belgische entiteiten (vennootschappen, vzw’s, burgerlijke maatschap, ...) herinneren we eraan dat wij net als u in het kader van de KYC moeten beschikken over een recent uittreksel van het UBO-register.  

We volgen deze boeiende evolutie op de voet en berichten u als er concreet nieuws is.      

Bij vragen mag u altijd contact opnemen met de Compliance-diensten van Allianz Benelux NV via e-mail: [email protected]

Sommige makelaars kopiëren de handtekeningen van hun klanten op verschillende contractuele documenten. Deze praktijk wordt hoogstwaarschijnlijk te goeder trouw toegepast met het oog op vereenvoudiging en administratieve snelheid. 

Dit is echter een probleem gezien de pogingen tot fraude waarmee we regelmatig worden geconfronteerd en betreffende de tegenstelbaarheid van contractuele bepalingen. Deze manier van werken zou tegen ons/u kunnen worden gebruikt.

Om fraude te voorkomen en de verzekerden te beschermen, herinneren we eraan dat het gebruik van gescande en gekopieerde handtekeningen op een willekeurige drager niet is toegestaan. Documenten die door de klant digitaal zijn ondertekend met een certificaat zijn natuurlijk wel geldig.

De achterliggende reden is dat de persoon die het document ondertekend heeft niet duidelijk kan worden geïdentificeerd en/of dat zijn aanvaarding met de uit het document voortvloeiende verplichtingen niet kan worden bewezen. 

Vanuit technisch en juridisch oogpunt biedt de elektronische handtekening gekwalificeerd door een certificaat dat voldoet aan de vereisten van de eIDAS-verordening en uitgegeven door een betrouwbare dienstverlener, het meest robuuste beveiligingsniveau. Het garandeert de identiteit van de persoon die het document ondertekent en verdient bijgevolg de voorkeur. Alleen deze handtekening is gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening.

De Europese Commissie heeft een lijst van leveranciers van vertrouwensdiensten gepubliceerd die gekwalificeerd zijn in overeenstemming met de eIDAS-verordening. Er zijn verschillende softwarepakketten voor elektronische handtekeningen op de markt, zoals Itsme, Adobe sign en universign.

De enige mogelijke uitzondering is een formele door de klant ondertekende volmacht ten gunste van de makelaar die aan de maatschappij wordt bezorgd.  

Aarzel niet om contact met op te nemen met onze anti-fraude coördinator via [email protected].